1.1 Identificación del Responsable

El Responsable del Tratamiento Fundación Hospital de La Misericordia ha designado a un Oficial de Protección de Datos Personales, quien tiene la función de proteger los datos personales de los titulares y dar trámite a sus solicitudes, a través de los siguientes medios de contacto:

• Razón Social:  FUNDACIÓN HOSPITAL DE LA MISERICORDIA
• Nit.:  899.999.123-7
• Tel:  (601) 4842098
• Correo:  protecciondedatos@homifundacion.org.co
• Dirección:  Av. Caracas No. 1-65, Bogotá D.C., Colombia

1.2 Alcance y aplicación

Los lineamientos contenidos en la presente política son aplicables a todos los datos personales registrados en las bases de datos de HOMI que sean susceptibles de tratamiento, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes. En desarrollo del principio de transparencia y del deber de información, HOMI implementará mecanismos adecuados para informar a los titulares sobre la existencia de la presente política, las finalidades del tratamiento y los canales para el ejercicio de sus derechos, a través de avisos de privacidad y declaraciones de conocimiento, los cuales podrán ser obtenidos mediante página web, formularios físicos o digitales, aplicaciones, canales telefónicos, mensajes de datos, correos electrónicos, actividades institucionales, redes sociales y demás medios que permitan evidenciar una conducta inequívoca del titular.

1.3 Obligatoriedad

La presente política es de obligatorio cumplimiento para HOMI en calidad de Responsable del tratamiento, así como para todos sus colaboradores, contratistas, aliados estratégicos y terceros que actúen como encargados del tratamiento, quienes deberán cumplir estrictamente los lineamientos aquí establecidos y garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y uso adecuado de los datos personales tratados.

De igual forma lo dispuesto en ella aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales, incluyendo registros físicos y digitales, grabaciones de voz, imágenes, videos y cualquier otro formato de almacenamiento de información. El tratamiento de estos datos se realizará tanto en calidad de Responsable como de encargado, según corresponda, garantizando en todo momento la protección de los derechos de los titulares y el cumplimiento de la normativa vigente.

Adicionalmente, en lo relacionado con el uso de imagen institucional, marcas, diseños y demás activos intangibles de la Fundación, se garantizará que cualquier tratamiento de datos personales asociado a estos se realice respetando los derechos del titular, bajo criterios de legalidad, finalidad y proporcionalidad.

1.4 Consideraciones

En desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual consagra el derecho fundamental de habeas data, y en concordancia con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, HOMI garantiza a los titulares el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información personal que repose en sus bases de datos, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento.

Así mismo, en atención al régimen especial aplicable al sector salud, se incorporan las disposiciones contenidas en la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, la Resolución 839 de 2017 y demás normas concordantes, así como los desarrollos jurisprudenciales de la Corte Constitucional, particularmente en materia de datos sensibles y datos de menores de edad, los cuales cuentan con un estándar reforzado de protección

En su calidad de Responsable del tratamiento, HOMI garantiza que el tratamiento de los datos personales se realizará conforme a la presente política, en armonía con el principio de responsabilidad demostrada (accountability), asegurando la implementación de medidas jurídicas, técnicas y organizacionales que permitan evidenciar el cumplimiento de la normativa aplicable

HOMI, a través de sus diferentes líneas de operación, incluyendo servicios de salud, salud poblacional, educación, investigación y gestión del conocimiento, realizará el tratamiento de datos personales de los titulares conforme a los principios rectores establecidos en la normativa vigente, garantizando que dicho tratamiento responda a finalidades legítimas, específicas, informadas y proporcionales.

1.5 Definiciones

Se adoptan las siguientes definiciones, las cuales deberán interpretarse conforme a la Ley 1581 de 2012:

• Almacenar:  Acción de reunir, registrar y conservar datos personales en medios físicos o digitales, garantizando su integridad, disponibilidad y seguridad para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.
• Acceso restringido:  Acción de reunir, registrar y conservar datos personales en medios físicos o digitales, garantizando su integridad, disponibilidad y seguridad para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.
• Autorización:  Consentimiento previo, expreso e informado del titular, mediante el cual se permite el tratamiento de sus datos personales para finalidades específicas.
• Aviso de privacidad:  Comunicación verbal o escrita mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de políticas de tratamiento de datos, sus finalidades, derechos y mecanismos de acceso a dicha información.
• Base De Datos:  Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
• Circulación restringida:  Limitación en el acceso y uso de los datos personales únicamente a personas autorizadas o habilitadas conforme a la ley.
• Conservar:  Acción de mantener y custodiar los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales.
• Datos personales:  Cualquier información vinculada o asociable a una o varias personas naturales determinadas o determinables y que permitan su identificación.
• Dato público:  Información que no es de naturaleza privada o sensible y que puede ser accesible al público conforme a la ley, entre otros los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles:  Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos).
• Encargado del tratamiento:  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
• Extraer:  Apartar o filtrar los datos personales obtenidos, para obtener y crear información para HOMI con base en los datos personales del titular.
• Filtrar:  Seleccionar de los datos personales obtenidos, los aspectos necesarios para configurar una información que requiera el Responsable del tratamiento de los datos.
• Habeas data:  Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
• Oficial de protección de datos:  Es la persona o área designada para asumir la función de protección de datos personales y para tramitar las solicitudes de los Titulares, en el ejercicio de sus derechos. Vela por la implementación efectiva de las políticas, procedimientos y buenas prácticas adoptados por la empresa para la gestión de datos personales.
• Procesar:  Someter los datos personales a una serie de operaciones programadas, con un fin específico para la prestación del servicio de Salud.
• Reclamo:  Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley, conforme a los lineamientos institucionales y normativos a nivel Nacional.
• Recolectar:  Reunir los datos personales que el Responsable del Tratamiento de datos personales adquiere en el desarrollo de su objeto.
• Reproducir:  Obtener copia, en uno o en muchos ejemplares, de los datos personales que son obtenidos en la prestación del servicio de salud, bajo los lineamientos legales y requisitos institucionales.
• Responsable del tratamiento:  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Tratamiento:  Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia:  La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión:  Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.
• Titular:  Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transmitir:  Emitir o difundir los datos personales, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1.6 Principios

En virtud de interpretación y aplicación jurídica, se aplicarán los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos:  El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad:  El tratamiento de datos que se lleve a cabo por parte de HOMI obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada a los titulares de los datos personales.
• Principio de libertad:  El tratamiento de datos personales que lleve a cabo HOMI y su personal a cargo, o cualquier tercero que llegase a tener acceso a las bases de datos de HOMI, solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  Se deja expresamente establecido que la naturaleza de HOMI como institución prestadora de servicios de salud no constituye una excepción general al deber de obtener autorización del titular, salvo en los casos expresamente previstos en la ley.
• Principio de veracidad o calidad:  La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
• Principio de transparencia:  HOMI garantiza al titular en el tratamiento de datos personales el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricción alguna, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida:  El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad:  La información que está sujeta al tratamiento por parte de HOMI, del personal a su cargo y de cualquier tercero que llegase a tener acceso a las bases de datos de HOMI, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad:  Todo el personal de HOMI o externos que por algún motivo tienen que intervenir en el tratamiento de datos personales de las bases de datos de HOMI, que no tengan la naturaleza de públicos; están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
• Principio de temporalidad:  Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos, históricos y de investigación científica o clínica de la información recolectada. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento de los datos y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de necesidad:  Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
• Principio de responsabilidad demostrada:  Los Responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.
• Principio de privacidad desde el diseño e inteligencia artificial:  HOMI garantizará que, en los casos en que se utilicen tecnologías de analítica avanzada o inteligencia artificial, el tratamiento de los datos personales se realice bajo el enfoque de privacidad desde el diseño y por defecto, asegurando la obtención de autorizaciones específicas cuando corresponda, la evaluación de impacto en privacidad y el cumplimiento de las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.7 Descripción de los datos que hacen referencia a la información personal de los titulares

Los datos personales tratados por HOMI podrán incluir información de identificación, contacto, características personales, información socioeconómica, laboral, académica y, de manera especial, datos sensibles relacionados con la salud, antecedentes clínicos, información biométrica y demás datos necesarios para la prestación del servicio de salud, los cuales serán tratados bajo medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido. Los datos personales de los titulares que recoge HOMI de manera enunciativa pueden incluir, pero no limitarse a:

• a.  Nombres y apellidos.
• b.  Tipo y número del documento de identidad (Registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carnet diplomático, PEP-Permiso especial de permanencia o salvoconducto).
• c.  Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad.
• d.  Edad, sexo, género, estado civil, idiomas que habla y creencias religiosas. (Todas las modificaciones de desarrollo relacionadas con los datos anteriormente mencionados serán debidamente revisados con el administrador del ERP).
• e.  Escolaridad, profesión y ocupación.
• f.  Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo, celular, apartado postal (Extranjeros).
• g.  Empleador, su ubicación y sus datos de contacto.
• h.  Información clínica del paciente incluyendo los antecedentes personales, familiares y epidemiológicos, resultados de exámenes de apoyo diagnóstico, órdenes médicas, consultas realizadas, medicamentos que recibe, diagnósticos, valoraciones médicas y del equipo de salud, procedimientos quirúrgicos, etc.
• i.  Datos de contacto de sus familiares, Responsables o representantes legales, que hayan sido entregados a HOMI en relación con el proceso de atención del paciente.
• j.  Hábitos personales.
• k.  Su Entidad Administradora de Planes de Beneficio (EPS, EPS-S, ARL, Plan de Atención Complementaria -PAC-, Medicina prepagada, Póliza de Salud, etc.).
• l.  Uso de nuestros servicios.
• m.  Información personal obtenida durante la revisión de sus peticiones o quejas.
• n.  Información personal brindada a través de encuestas u otros instrumentos institucionales.
• o.  Cualquier otro que no esté específicamente señalado en el anterior listado, pero que responda la categoría de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, a esta Política y a las demás disposiciones que definan los datos personales.

HOMI cuenta con un aviso de privacidad mediante el cual informa al titular, de manera clara, expresa y previa, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, las finalidades del mismo, los derechos que le asisten y los mecanismos dispuestos para su ejercicio, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

En desarrollo del principio de responsabilidad demostrada, HOMI implementa medidas técnicas, administrativas y humanas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información, incluyendo controles específicos para el tratamiento de datos sensibles y biométricos, los cuales se utilizan para fines de identificación, seguridad institucional, cumplimiento de obligaciones legales y adecuada prestación de los servicios de salud.

El tratamiento de datos personales por parte HOMI se realizará siempre con observancia de los siguientes lineamientos:

• a.  La obtención de la autorización previa expresa e informada del titular cuando sea requerida por la ley.
• b.  La información clara sobre el carácter facultativo de la entrega de datos sensibles.
• c.  La garantía de que ninguna actividad estará condicionada a la entrega de datos sensibles, salvo en los casos autorizados por la ley.
• d.  El cumplimiento de las disposiciones legales aplicables cuando el tratamiento se encuentre expresamente regulado.

La información contenida en las bases de datos personales, incluyendo aquella relacionada con la historia clínica, será tratada conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos personales y de salud, garantizando la obtención de la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea requerida, sin perjuicio de las excepciones legales previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

En ningún caso la naturaleza de HOMI como institución prestadora de servicios de salud constituye una excepción general al deber de obtener autorización del titular, salvo en los eventos expresamente definidos por la ley, tales como situaciones de urgencia médica, mandato legal o judicial o cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular.

2.1 Finalidad del Tratamiento

La información personal proporcionada por el titular será tratada por HOMI para la realización de actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, análisis, procesamiento, actualización, intercambio y disposición de datos personales, con o sin apoyo de herramientas tecnológicas, en el marco de las siguientes finalidades:

• a.  La prestación adecuada de los servicios ofrecidos por HOMI.
• b.  Ser contactado para el agendamiento de cita médicas, exámenes diagnósticos, terapias, orientación de servicios y demás procedimientos médicos y/o quirúrgicos que sean requeridos para la atención del paciente, así como para la realización de procedimientos administrativos.
• c.  Ser contactado para renovaciones, ofrecimiento de productos y servicios.
• d.  Realizar segmentación de mercados, análisis de consumo y preferencias.
• e.  Evaluar la calidad de los productos y servicios.
• f.  Las actividades relacionadas con mercadeo, promoción, envío de información comercial, invitación a eventos, campañas institucionales, segmentación de mercados, análisis de preferencias y contacto con aliados estratégicos, serán consideradas finalidades opcionales y requerirán autorización previa, expresa, específica e independiente del titular, sin que su negativa afecte la prestación del servicio de salud.
• g.  Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones y sugerencias.
• h.  Compartir únicamente datos personales de identificación y ubicación con los aliados estratégicos de la institución.
• i.  Generar, analizar y evaluar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación y evaluación de políticas en el sector salud y la toma de decisiones dentro del marco estratégico y de salud definido de acuerdo con las funciones asignadas al HOMI.
• j.  La generación, análisis y evaluación de información estadística y epidemiológica para la toma de decisiones institucionales y sectoriales.
• k.  Facilitar la implementación de programas del sector salud en cumplimiento de mandatos legales.
• l.  El intercambio o suministro de datos personales a aliados estratégicos, terceros o empresas relacionadas solo se realizará cuando exista autorización del titular o cuando dicho tratamiento esté amparado en una disposición legal, garantizando en todo momento el cumplimiento del principio de finalidad y la protección de los derechos del titular.
• m.  En caso de que los datos personales sean utilizados para procesos de analítica avanzada, investigación científica o desarrollo de sistemas de inteligencia artificial, HOMI garantizará el cumplimiento del principio de finalidad, la obtención de autorización específica cuando sea requerida, la realización de evaluaciones de impacto en privacidad, la implementación de medidas de privacidad desde el diseño y el cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• n.  Soportar procesos de auditoría externa e interna.
• o.  Dar respuestas a organismos de control.
• p.  Suministrar los datos personales a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; las entidades públicas, privadas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y a los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares, atendiendo a la relación que tienen las personas con HOMI, como se describen a continuación:

2.1.1 Finalidades especiales del tratamiento de datos sensibles:

• a.  El titular debe haber dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• b.  El tratamiento será necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• c.  Cuando se trate de información necesaria para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• d.  El tratamiento de datos personales tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

2.1.2 Finalidades especiales pacientes, familiares, acompañantes y/o encuestados:

• a.  Lograr una eficiente comunicación relacionada con la prestación de nuestros servicios y alianzas, a través de los diferentes canales de información utilizados por HOMI.
• b.  Informar e invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicios y educación al paciente.
• c.  Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
• d.  Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información sobre los servicios que presta y los eventos que programe, con el finde impulsar, invitar, dirigir, ejecutar e informar.
• e.  Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica.
• f.  Identificación de avances clínicos, científicos y tecnológicos.
• g.  Asesorar y/o apoyar la necesidad de servicios distintos del objeto social de HOMI, o que no sean prestados por ésta, pero sean requeridos por los pacientes, familiares y/o acompañantes.
• h.  Cumplir las leyes aplicables a la salud privada y pública en Colombia, incluyendo, pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Salud Nacional, Secretaría Distrital de Salud, las autoridades judiciales o administrativas.

2.1.3 Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de colaboradores:

• a.  Realización de publicaciones internas y externas.
• b.  Apertura de acceso a plataformas tecnológicas propias de la organización.
• c.  Brindar información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados para autorización de créditos de dinero o créditos comerciales. (Previa verificación de fuente y autorización del titular - uso de datos, se debe centrar en la verificación más no en el suministro de la información).
• d.  Ser contactado directamente en caso de ser requerido, debido a sus funciones.
• e.  Informar las convocatorias e invitaciones a eventos.
• f.  Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
• g.  Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• h.  Detectar las necesidades de capacitación e implementar acciones que permitan una excelente prestación de los servicios de la institución.
• i.  Cumplir a cabalidad con todas las obligaciones laborales de orden legal, contractual, judicial y administrativo incluyendo pero sin limitarse a: pago de nómina, aportes y reportes al sistema de seguridad social (salud, pensiones, administración de riesgos laborales, cesantías, cajas de compensación familiar, entre otros); declaraciones de impuestos; atención de programas de compensación; bienestar laboral; medición de productividad y promoción; Programas de fidelización; salud ocupacional y seguridad industrial; prevención de acoso laboral; acreditación de órdenes judiciales y administrativas, entre otros..
• j.  Administrar usuarios, correo electrónico, aplicativos internos.
• k.  Publicar información en el directorio institucional.
• l.  Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
• m.  Reproducir fotografías o publicar información en comunicaciones, boletines o publicaciones institucionales.

2.1.4 Finalidades especiales para el tratamiento de datos de estudiantes:

• a.  Realizar publicaciones internas y externas.
• b.  Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
• c.  Realizar mercadeo de los programas educativos tanto de pregrado como postgrado y encuestas afines a la educación a quienes voluntariamente quieran participar.
• d.  Cumplir las leyes aplicables a la educación privada en Colombia, incluyendo, pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Educación Nacional o las autoridades judiciales o administrativas.

2.1.5 Finalidades especiales datos personas que participan en procesos de selección:

• a.  Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.

2.1.6 Finalidades especiales datos personales de proveedores y contratistas, convenios y alianzas relacionados a terceros:

Igualmente, HOMI suministrará los datos personales a proveedores de productos y servicios, o a sociedades del mismo grupo empresarial al que pertenezca y a terceros que provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación, ya sea para:

• a.  Recaudo.
• b.  Pago.
• c.  Servicio al cliente.
• d.  Manejo y administración de bases de datos.
• e.  Solicitar, contratar, cambiar y cancelar servicios prestados por el HOMI directamente o por conducto de terceros.
• f.  Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
• g.  Dar respuestas a organismos de control.
• h.  Solicitar factura o información sobre ésta.
• i.  Recibir publicidad impresa o a través de medios electrónicos.
• j.  Utilizar los distintos servicios de sus correspondientes sitios web, incluyendo la descarga de contenidos y formatos.
• k.  Enviar al titular la notificación de ofertas, avisos y/o mensajes promocionales, encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios del HOMI; suministrar sus datos de contacto a intermediarios de seguros, abogados externos, empresas de marketing, call center y empresas de tele mercadeo, entre otros, para los fines previstos.
• l.  Procesar pagos.
• m.  Recaudar cartera y realizar cobro administrativo prejudicial y judicial.
• n.  Servicios de atención (Canales de atención al usuario).
• o.  Autenticación y validación de correos electrónicos.
• p.  Tele-mercadeo.
• q.  Productos de mercadeo masivo, marcas propias de manufactura, servicios o empresas relacionadas con la Fundación (CONHOMI, IMMRTL).
• r.  Facturación electrónica.
• s.  Comercialización de diferentes tipos de productos.
• t.  Conocer y almacenar la ubicación geográfica para realización de mediciones y estudios.
• u.  Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las descritas en los incisos previamente citados.
• v.  Cumplir con las disposiciones contractuales para las adquisiciones de bienes y servicios demandados por HOMI para su normal funcionamiento: obligaciones contractuales, judiciales y administrativas, incluyendo registro contable y control de pagos, liquidación y reportes de impuestos, salud ocupacional, seguridad industrial y prevención de riesgos, acreditación de órdenes judiciales y administrativas, entre otros.
• w.  Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación con el proveedor, Administrar usuarios y aplicativos internos.
• x.  Evaluación de bienes y servicios prestados por las partes.
• y.  Seguimiento y gestión de la relación contractual.

HOMI exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento estricto de sus políticas de protección de datos personales, prohibiendo el uso de la información para finalidades distintas a las autorizadas, garantizando el acceso a la información por parte del Responsable, la trazabilidad de las operaciones realizadas sobre los datos y la posibilidad de realizar auditorías y controles en cualquier momento.

HOMI, al momento de recolectar datos personales, solicitará al titular la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Para tal efecto, informará de manera clara y suficiente, como mínimo:

• a.  El Tratamiento al cual son sometidos los datos personales y la finalidad de estos.
• b.  El carácter facultativo de la entrega de datos sensibles, en especial aquellos relacionados con datos de salud, datos biométricos o datos de menores de edad, garantizando que el titular pueda decidir libremente sobre su suministro, salvo en los casos en que exista obligación legal o sea necesario para la prestación del servicio de salud en los términos permitidos por la ley.
• c.  Los derechos que le asisten como Titular, previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
• d.  La identificación, dirección electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
• e.  Uso de imagen del paciente y su familia para comunicaciones internas de la institución o eventos externos programados relacionados con la Fundación.
• f.  Datos relacionados con sucesos de interés clínico que sean solicitados por medios masivos y/o redes de comunicación externa que se requieran como respuesta inmediata o programada para la opinión pública; sin vulnerar los derechos fundamentales del usuario y su familia.
• g.  Forma de Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro mecanismo que permita su consulta posterior y la verificación de su otorgamiento.

Cuando el tratamiento de datos personales incluya el uso de imágenes, videos o información para fines institucionales, académicos o de divulgación, HOMI informará previamente al titular las condiciones de dicho tratamiento y obtendrá la autorización correspondiente, garantizando en todo momento el respeto de los derechos fundamentales del titular y su familia.

En relación con la divulgación de información de interés clínico o institucional a través de medios de comunicación o redes sociales, HOMI garantizará que dicho tratamiento se realice conforme a la normativa vigente, respetando la confidencialidad de la información y los derechos del titular, y evitando la divulgación de datos que permitan su identificación sin la debida autorización o habilitación legal.

3.1 En los siguientes casos no se requerirá autorización del Titular de los Datos Personales:

No será necesaria la autorización del titular en los casos expresamente previstos en la ley, tales como:

• a.  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• b.  Datos de naturaleza pública.
• c.  Casos de urgencia médica o sanitaria.
• d.  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• e.  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Estas excepciones serán interpretadas de manera restrictiva y no podrán extenderse a situaciones distintas a las previstas legalmente

3.2 Autorización para el tratamiento de datos personales sensibles:

Para el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, HOMI deberá cumplir las siguientes obligaciones

• a.  Informar al titular que por tratarse de datos sensibles está obligado a autorizar su tratamiento.
• b.  Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

En todo caso, se obtendrá autorización explícita del titular cuando sea requerida y no se condicionará ninguna actividad a la entrega de dichos datos, salvo en los casos señalados por la ley.

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• a.  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HOMI o frente al Encargado designado del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, en relación con datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente por escrito la prohibición o no autorizado.
• b.  Solicitar prueba de la autorización otorgada a HOMI, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos.
• c.  Ser informado por parte de HOMI o por parte del Encargado del Tratamiento designado, previa solicitud escrita, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• d.  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• e.  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento de datos personales, a HOMI o el Encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• f.  Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4.1 Derechos de los niños, niñas y adolescentes como titulares.

En el tratamiento de datos personales a cargo de HOMI se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, por lo tanto, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, autorizado por normas jurídicas vigentes y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• a.  Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• b.  Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• c.  Se tenga la opinión del menor de acuerdo con su madurez, la cual no tiene relación directa con su edad, sino con su grado de discernimiento.
• d.  Se cumpla con los requisitos de la ley para el tratamiento de datos personales, como la autorización, la finalidad, la explicación de los deberes y de los derechos de los titulares.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización a HOMI, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuanta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

4.2 Deberes de los Responsables del tratamiento de datos personales

La recolección de los datos realizada por HOMI se limitará a aquellos datos personales que resulten pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente, de igual forma se compromete a garantizar el pleno ejercicio de los derechos de los titulares, solicitar y conservar la autorización otorgada, informar adecuadamente las finalidades del tratamiento, implementar medidas de seguridad, garantizar la calidad de la información, actualizar y rectificar los datos cuando sea necesario, y limitar el tratamiento a aquellos datos que hayan sido previamente autorizados.

En virtud de lo anterior, HOMI atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento de los Datos Personales, tales como:

• a.  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos.
• b.  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgadapor el Titular.
• c.  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• d.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• e.  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• f.  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• g.  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• h.  Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• i.  Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• j.  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• k.  Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• l.  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• m.  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• n.  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• o.  Adoptar los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de estos, e informar los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento. Se aclara que los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por HOMI siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
• p.  Comunicar los cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización. Esta comunicación debe hacerse antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad.
• q.  Garantizar la integridad, confidencialidad y calidad de la forma debida en la que se realiza la recolección de datos sensibles que son necesarios para la atención oportuna de cada paciente.
• r.  HOMI adoptará mecanismos de control interno, auditoría y gestión de riesgos que permitan demostrar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales, en aplicación del principio de responsabilidad demostrada.

4.3 Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.

Los Encargados del Tratamiento deberán como mínimo cumplir con los siguientes deberes:

• a.  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• b.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• c.  Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• d.  Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• e.  Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
• f.  Adoptar y cumplir con las políticas, manuales y procedimientos que en cumplimiento de las normas sobre protección de datos ha dispuesto el gobierno nacional y han sido implementadas por HOMI.
• g.  Dar el trámite correspondiente a las consultas y reclamos por parte de los Titulares para la atención de consultas y reclamos.
• h.  Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
• i.  Deberán garantizar la trazabilidad de las operaciones realizadas sobre los datos personales y permitir la realización de auditorías por parte de HOMI.
• j.  Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• k.  Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• l.  Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• m.  Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• n.  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• o.  Las demás que le sean impuestas en virtud del mandato de la normatividad vigente, sus reglamentos y modificaciones.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

5.1 Revocatoria o supresión

Los titulares podrán solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada, mediante solicitud presentada por medios físicos o electrónicos a HOMI. La solicitud será atendida conforme a los términos legales, y con especial atención de lo indicado en el numeral 5.4 del presente documento:

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual que obligue a la permanencia de sus datos en la base de datos de HOMI.

5.2 Consultas

Los Titulares o sus Causahabientes podrán consultar de manera gratuita la información personal que repose en las bases de datos de HOMI, quien suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, salvo que medie orden legal en contrario.

5.3 Suministro de la información

La información solicitada por el titular será suministrada por la HOMI a través del mismo medio en que fue solicitada o por el medio que el titular autorice, garantizando que corresponda a la información que repose en las bases de datos.

La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de Tratamiento por parte de HOMI, podrá suministrarse a las siguientes personas:

• a.  A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, previa presentación del documento que otorgue el derecho.
• b.  A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, presentando el respectivo oficio.
• c.  A los terceros autorizados por el Titular o por la ley, previa presentación del documento que otorgue el derecho.

5.4 Procedimiento de Consultas, Revocatoria, Supresión, Reclamos, Correcciones y actualización

El Titular que quiera consultar sus datos personales contenidos o almacenados en las bases de datos de HOMI o que quiera presentar un reclamo para que dicha información sea objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales por parte de HOMI, podrá presentar reclamación mediante:

• i.  Escrito enviado al correo electrónico: protecciondedatos@homifundacion.org.co
• ii.  Escrito radicado en correspondencia a la Avenida Caracas # 1-65. Bogotá D.C, en horario de oficina 07:00 AM a 05:00 PM de lunes a viernes.

El escrito deberá ir dirigido al Oficial de Protección de datos, con copia al área de Gestión Jurídica, adjuntando fotocopia de su documento de identidad o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad de los datos personales.

Así las cosas, a continuación, se señala el procedimiento a seguir:

• a.  El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
• b.  El Titular o el Solicitante deberá acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de Tratamiento por parte de HOMI, podrá suministrarse a las siguientes personas:
  •   A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, previa presentación del documento que otorgue el derecho.
  •   A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, presentando el respectivo oficio.
  •   A los terceros autorizados por el Titular o por la ley, previa presentación del documento que otorgue el derecho.
• c.  La consulta debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto, física o electrónica, del solicitante o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer su derecho de consulta.
• d.  Si la consulta realizada por el Solicitante resulta incompleta, HOMI requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
• e.  Las consultas serán atendidas por HOMI en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• f.  El solictante podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante HOMI o el encargado del tratamiento, en caso de que considere insuficiente la repuesta recibida.

5.5 Procedimiento para la solicitud de supresión, modificación y/o actualización de datos de la historia clínica

Si se trata de una solicitud para la supresión, modificación y/o actualización de datos de la historia clínica; la misma, deberá ser dirigida al Comité del Historia Clínicas de HOMI; el cual previo el estudio de la misma y las pruebas aportadas, dentro del término señalado en el anterior numeral, tomará la decisión a que haya lugar y dará respuesta en los términos de ley.

No obstante, y teniendo en cuenta la obligatoriedad del registro de la historia clínica, establecida en la Ley 23 de 1981 y demás normas complementarias, no será sujeto de modificación y/o supresión los diagnósticos y conceptos médicos impartidos por los profesionales de la salud, los resultados de los paraclínicos, los antecedentes médicos y, en general todas las condiciones clínicas del paciente.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular considere que la información tratada por HOMI deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante HOMI, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a HOMI a través del correo electrónico protecciondedatos@homifundacion.org.co, con copia al correo electrónico juridica@homifundacion.org.co, o radicado en físico en correspondencia a la Avenida Caracas # 1-65. Bogotá D.C, en horario de oficina 07:00 AM a 05:00 PM de lunes a viernes. dirigido al Oficial de Protección de datos, con copia al área de Gestión Jurídicael cual como mínimo deberá contener la siguiente información:

•   Nombre del peticionario o solicitante.
•   Número de identificación del peticionario o solicitante.
•   Hechos en que se fundamenta la solicitud.
•   Documentos que acrediten la titularidad y/o representación legal.
•   Objeto de la petición.
•   La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
•   Dirección de envío de correspondencia.
•   Aportar los documentos que soporten la petición.

• a.  Si la solicitud resulta incompleta, HOMI requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas; si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por HOMI, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez HOMI confirme el recibido de la solicitud, el Oficial de Protección de Datos Personales de la institución verificará que la información está completa y se procederá a iniciar el proceso de atención del requerimiento.
• b.  El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los términos legales de un nuevo requerimiento.
• c.  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• d.  Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos un texto que exprese "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, el cual deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• e.  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los términos legales de un nuevo requerimiento.

El Titular o el solicitante, debidamente acreditado, podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o ante el Encargado del Tratamiento de Datos Personales.

La permanencia de los datos personales recolectados por HOMI estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplidas dichas finalidades del tratamiento, o una vez cumplido el termino mínimo de conservación definido por la normatividad en materia de conservación y archivo que le sea aplicable de acuerdo con la naturaleza del dato, HOMI procederá a la supresión, amonificación o bloqueo de los datos personales recolectados según corresponda.

No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando exista una obligación legal o contractual que así lo exija, especialmente en materia de historia clínica, historia laboral, información contable, fiscal, administrativa o científica, de conformidad con la normatividad que resulte aplicable, en especial la destinada aregular el sector salud.

HOMI podrá realizar transferencias y transmisiones de datos personales, tanto a nivel nacional como internacional, garantizando el cumplimiento de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, normas reglamentarias y demás normatividad que resulte aplicable.

Para la transmisión y transferencia de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes:

• a.  Las transmisiones de datos personales que se realicen a encargados del tratamiento, dentro o fuera del territorio nacional, se regirán por contratos que establezcan claramente las obligaciones del encargado, incluyendo el tratamiento conforme a las instrucciones del Responsable, la implementación de medidas de seguridad, la confidencialidad de la información, la prohibición de uso para fines propios, la devolución o supresión de los datos una vez cumplida la finalidad y la posibilidad de auditoría por parte de HOMI.
• b.  HOMI podrá realizar transferencias de datos personales en los casos previstos en la ley, tales como:
  
  
  • i.  Cuando el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • ii.  Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • iii.  Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • iv.  Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • v.  Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y HOMI, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • vi.  Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• c.  Cuando el tratamiento de datos personales implique el uso de servicios tecnológicos, plataformas digitales, almacenamiento en la nube o soluciones basadas en inteligencia artificial ubicadas fuera del territorio nacional, HOMI garantizará el cumplimiento de los requisitos legales en materia de transferencia internacional de datos, así como la adopción de medidas contractuales, técnicas y organizacionales que aseguren la protección de la información y los derechos de los titulares.
• d.  Para las transferencias internacionales de datos personales, HOMI verificara que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos personales, conforme a los criterios definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. En caso de que el país no cumpla con dichos estándares se adoptaran mecanismos jurídicos adecuados, tales como cláusulas contractuales, acuerdos de transferencia o instrumentos equivalentes que garanticen la protección de datos personales.
• e.  HOMI deja expresamente establecido que las transmisiones internacionales de datos personales no eximen del cumplimiento de los principios de legalidad, finalidad y seguridad, ni de la obligación de garantizar los derechos del titular, aun cuando no se requiera autorización en los casos previstos por la ley.

HOMI cuenta con sistemas de videovigilancia (CCTV) instalados en zonas específicas de sus instalaciones, tales como puntos de acceso, áreas de circulación y unidades funcionales, con fines de seguridad, control institucional y protección de personas y bienes. El tratamiento de las imágenes captadas se realizará conforme a la normativa vigente, garantizando el respeto de los derechos de los titulares, el deber de información mediante avisos de privacidad visibles, y la implementación de medidas de acceso restringido, conservación limitada y uso proporcional de la información.

HOMI garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

HOMI comprometido con la seguridad y protección de los datos personales de los cuales es propietario, usuario y Responsable, cuenta con Manual de Tratamiento de datos personales MN- SIMA2-03 y a nivel de seguridad de la información cuenta con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI adoptado en su "Sistema Integrado de Gestión – SIG", el cual se rige por su propia Política en el SIG de "Seguridad y Privacidad de la Información".

Es así, como se garantiza que las políticas y procesos del SIG están enfocados a proteger la confidencialidad de la información; por lo cual, dispone de controles de acceso y/o autenticación a la red, manejo de diferentes niveles de autorización, monitoreo y control en los diferentes sistemas de información; estos y otros, son los mecanismos que soportan estas políticas y esquemas para la protección de la información.

HOMI garantizará la trazabilidad de las operaciones realizadas sobre los datos personales, permitiendo identificar accesos, modificaciones, transferencias y demás actividades realizadas sobre la información, con el fin de asegurar el control y la responsabilidad en su tratamiento.

Adicionalmente, HOMI cuenta con CCTV (sistema de Circuito Cerrado de Televisión) en zonas específicas como puntos focales de ingreso, salida, traslado y algunas unidades funcionales como Cirugía donde por temas de seguridad física y privada se monitorean equipos, ingresos y egresos de los usuarios y sus familias, terceros y demás personal interno y externo que llegue a la Fundación y haga o no uso de las instalaciones, los servicios de salud y/o servicios complementarios y de terceros que suministre la Fundación.

HOMI, en conjunto con el equipo de Seguridad de la información, desarrollará programas permanentes de capacitación, sensibilización, apropiación y actualización en materia de protección de datos personales, con el fin de garantizar el conocimiento y cumplimiento de la presente Politica.

Desde el área de Talento Humano, se deberá asegurar que los funcionarios, contratistas y terceros conozcan su responsabilidad con respecto a la protección de datos personales, a sí como la actualización periódica teniendo en cuenta los cambios normativos, tecnológicos y organizacionales, y deberán dejar evidencia de su ejecución como parte del cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

La actualización de la presente Política ha sido aprobada por la Gerencia General de la Fundación Hospital de la Misericordia- HOMI, el 01 de abril de 2026;

•   Fecha de publicación: 01 de abril de 2026.
•   Fecha de entrada en vigor: 01 de abril de 2026.

HOMI se reserva el derecho de modificar esta política en su totalidad o parcialmente en cualquier momento y sin previo aviso, para lo cual notificará a sus clientes, usuarios, pacientes, terceros, encargados y demás titulares mencionados en esta Política, actualizando el contenido en la página web: https://www.fundacionhomi.org.co